DMAIC-projekti: Jatkuvan haun prosessin parantaminen

‍

Lähtötilanne (Define)

Tässä projektissa parannettiin oppilaitoksen oppilaiden jatkuvan haun läpimenoaikaa. Jatkuva haku on yhteishaun rinnalla toinen koulutukseen hakeutumisen muoto. Jatkuva haku tarkoittaa sitä, että koulutukseen voidaan hakeutua ja hakija voi aloittaa opinnot joustavasti ympäri vuoden. Jatkuvan haun kautta voi hakea henkilö, joka haluaa hankkia ammatillisen tutkinnon tai kehittää ammatillista osaamistaan. Nykyään n. 1/3 hakijoista hakeutuu jatkuvan haun kautta. Opiskelijoiden määrä liittyy laskennallisesti painotettuina opiskelijatyövuosina oppilaitoksen saamaan perusrahoitukseen, suoritettujen tutkinnon osien osaamispisteet suoritusrahoitukseen ja opiskelijoiden palaute opintojen aloituksesta vaikuttaa vaikuttavuusrahoitukseen.

Jatkuva haku tuli uudeksi käytännöksi ammatillisen koulutuksen reformin myötä vuonna 2018. Se oli alussa vaihtelevasti sujuvaa toimintaa, jota tiimiesimiehet hoitivat oman työn lisänä. Jatkuva haku tarkoittaa käytännössä sitä, että aina voi hakea, mutta opintoja aina ei voi aloittaa välittömästi. Opintojen aloitus tapahtuu esimerkiksi verkko-opintoina tai sitten, kun ko. tutkinnon osan lähi- tai etäopetus alkaa seuraavan kerran. Asiakastoive (VoC) oli, että hakupäivästä opintojen aloitukseen kuluisi noin 3 vk (13.3.2019), jotta ennättää järjestellä omat asiat kuntoon.

Prosessin suorituskyky alussa (Measure)

Alkutilanteessa jatkuvan haun läpimenoajoista 69 % ylitti 21 vuorokautta. Jatkuvan haun prosessi oli alussa kuvattu Intrassa yksinkertaisena kuviona, jossa monta työvaihetta oli yhdistetty. Esiteltäessä suorituskyky alkudatan perusteella, ja prosessikuvaus LEAN-menetelmin, päälliköt yllättyivät prosessin suorituskyvystä, useista työvaiheista, sekä siitä, kuinka monen ihmisen kautta jatkuvan haun prosessi etenee.

Tiimiesimiehet eivät kokeneet miellyttävänä asian mittaamista, vaan selittelivät toimintaansa mm. kiireillään. Alussa piti tarkentaa, mitä hakuprosesseja oli mitattu: tässä projektissa mitattiin vain yksilöllisiä hakuja, joissa opinnot aloitetaan omaan tahtiin joustavasti eikä kyseessä ole ryhmäaloitukset. Sen jälkeen toiminnan parantaminen lähti liikkeelle kenenkään kyseenalaistamatta.

Data auttoi projektin jatkamisessa. Alkudata osoitti, että toiminta vaihteli tiimeittäin. Hypoteesitestit osoittivat, että oli olemassa tilastollisesti merkitseviä eroja tiimien toiminnassa. Erilaisuutta hyödynnettiin Kaizen-pajojen henkilövalintojen kokoonpanossa. Kaizen-pajoissa parannettiin prosessien työvaiheita ja uudelleen järjestettiin niiden vaiheita.

Parannustoimenpiteet (Analyze & Improve)

Pääjuurisyyt löytyivät työskentelytavoista: tehottomista prosessivaiheiden järjestyksestä ja prosessin etenemisnopeudesta.
Esimerkkejä pääjuurisyistä -> eliminoiva toimenpide:

• haastattelulomakkeiden pinoutuminen haastattelijoiden pöydille -> haastattelulomake muutettiin sähköiseksi ja se siirtyy automaattisesti haastattelijalta hakukoordinaattorille
• haastatteluaikojen sopiminen ammattialoilla oli sattumanvaraista -> laadittiin haastatteluaikataulu oppilaitokseen, joka julkaistaan jatkuvan haun yhteydessä www-sivuilla ja myös opettajat ja hakijat näkevät sen, ja se on säännöllisesti toistuva
• päätöslomakkeiden kulku päälliköiden postissa viipyy, hukkuu -> päätöslomakkeet kulkevat päälliköiden postissa vihreissä muovitaskuissa, jotta ne erottuvat normaalista postista
• opintojen henkilökohtaistamisen viipyminen -> opintojen henkilökohtaistamiseksi on koulutettu opettajia ja korostettu pikaisen henkilökohtaistamisen merkitystä rahoitukseen
• prosessin tuloksena hakukoordinaattori kehittää toimintaa edelleen -> on laadittu seurantataulukko, joka saadaan sovelluksestamme, joka on nopea päivittää, ja toimittaa edelleen säännöllisesti pomotiimin käsiteltäväksi

Tulokset (Control)

Projektin lopussa jatkuvan haun läpimenoaika oli 21 vuorokautta. Läpimenoajan keskiarvo ja hajonta paranivat tilastollisesti merkitsevästi alkutilanteesta, prosessi kuvattiin prosessikaavioksi, julkaistiin organisaation Intrassa, ja määritettiin KPI:t seurantaa varten, ja läpimenoaikaa seurataan niiden avulla päällikkötiimissä niin, että korjausliikkeitä ennätetään tehdä.

Jatkuvan haun prosessi selkiytyi, hakuprosessien läpimenoaika parani keskiarvolla ja hajonnalla mitattuna, prosessia seurataan päällikkötasolla, sen merkitys oppilaitoksen toiminnalle on ymmärretty ja saatua tietoa voidaan hyödyntää markkinoinnissa. PO:n hyväksymänä työntekijöistä riippumattomista syistä tapahtuvaa vaihtelua kuitenkin vielä esiintyy yksittäisissä hakutapahtumissa.

Jatkuvana parantamisena jatkuvan haun läpimenoaikaa seurataan pomotiimissä säännöllisesti joka kuukausi, ja hakukoordinaattorin laatima päivitetty tiedosto on kaikkien tiimiesimiesten nähtävillä Teamsissä Koulutussuunnittelu- tiimissä ja hakutapahtumat on värikoodein merkittynä. Tiimiesimiehet voivat reagoida välittömästi tilanteisiin ja korjata puutteita hakijoiden kohdalla.

Mitä opin Black Belt -roolissa?

Olen oppinut havainnollistamaan prosessia prosessikuvauksena sekä prosessin paranemista tilastollisin menetelmin. Olen oppinut, että jalkauttamisvaiheen haluaisin tehdä itse, jotta tietäisin, miten se on mennyt ja miten voisi sitä vaihetta kehittää.

Olen oppinut johtamaan parannusprojekteja, ottamaan prosessien parantamiseen mukaan asianosaisia henkilöitä, toimimaan fasilitaattorina, kuvaamaan ja rajaamaan prosesseja, eliminoimaan hukkaa, parantamaan prosessia, pilotoimaan uutta prosessia suuressa asiantuntijaorganisaatiossa, oppinut miten tieto kulkee organisaation eri tasoilla ja millainen sekä kenellä on päätäntävalta, olemaan itse aktiivinen, seuraamaan prosessin paranemista, kannustamaan työntekijöitä oman työn kehittämiseen ja luomaan KPI:t.

‍

Tämä projekti oli Black Belt -koulutuksen harjoitusprojekti, jonka osallistuja teki osana koulutusta ja sai projektin päätyttyä Black Belt -sertifikaatin.

Jos olet kiinnostunut oppimaan, miten parantaa prosesseja Leanin ja Six Sigman avulla, ja hankkimaan samalla Belt Belt -sertifikaatin, tutustu koulutukseen linkissä: Black Belt-koulutus.