Black Belt -projektiesimerkki: Jatkuvan haun läpimenoajan parantaminen oppilaitoksessa
Osallistuja toteutti tämän projektin osana Lean Six Sigma Black Belt -koulutusta, ja sai arvokasta käytännön kokemusta prosessien kehittämisestä.
Lue, miten Lean Six Sigma -työkalut auttavat vähentämään prosessivaihtelua ja nopeuttamaan työvaiheita, ja miten voit soveltaa samoja menetelmiä omassa työssäsi Black Belt -koulutuksen kautta.
Tulokset lyhyesti
- Läpimenoaika: suuri osa hakemuksista yli 21 vrk → keskimäärin 21 vrk projektin lopussa
- Hajonta pieneni ja prosessin ennustettavuus parani
- Prosessi kuvattiin selkeästi ja KPI-mittarit otettiin käyttöön
- Tiimit sitoutuivat muutoksiin ja hakuprosessi yhtenäistettiin
1. Define – Lähtötilanne
Projektin tavoitteena oli parantaa ammatillisen oppilaitoksen jatkuvan haun läpimenoaikaa.
Jatkuva haku täydentää yhteishakua ja mahdollistaa opintojen aloittamisen joustavasti ympäri vuoden, mutta sen merkitys on kasvanut — noin kolmannes hakijoista tulee tämän kanavan kautta.
Jatkuvalla haulla on suora yhteys:
- oppilaitoksen perusrahoitukseen
- suoritusrahoitukseen (osaamispisteet)
- vaikuttavuusrahoitukseen (opiskelijapalaute ja aloituskokemus)
Lähtötilanteessa prosessi oli:
- kuvaamaton tai kuvattu liian yksinkertaisesti
- vaihteleva tiimien välillä
- sekava ja hidas
- useiden työvaiheiden ja henkilöiden varassa
Asiakastoive (Voice of Customer) oli, että hakupäivästä opintojen aloitukseen kuluisi enintään ~3 viikkoa, jotta hakija voi järjestää oman elämänsä.
2. Measure – Lähtötilan mittaaminen
Alkutilanteessa:
- 69 % hakijoista ylitti 21 vuorokauden läpimenoajan
- prosessi oli kuvattu intrassa liian karkeasti, eikä työvaiheita tunnettu
- tiimit kokivat mittaamisen epämiellyttäväksi ja puolustelivat vaihtelua kiireellä
- data osoitti huomattavia eroja tiimien välillä
- hypoteesitestit vahvistivat nämä erot tilastollisesti merkitseviksi
Mitattiin vain yksilölliset haut, joissa opinnot alkavat joustavasti — ei ryhmäaloituksia.
3. Analyze – Juurisyiden tunnistaminen
Pääjuurisyyt liittyivät työskentelytapoihin ja prosessin rakenteeseen, ei yksittäisiin henkilösuorituksiin.
Keskeisiä juurisyitä:
- Haastattelulomakkeiden pinoutuminen
→ Lomakkeet odottivat käsittelyä haastattelijan pöydällä. - Haastatteluaikojen sopiminen oli sattumanvaraista
→ Ei ollut yhteistä, näkyvää aikataulua. - Päätöslomakkeet hukkuivat postin sekaan
→ Paperien kulku oli hidasta ja epävarmaa. - Henkilökohtaistaminen viivästyi
→ Opiskelijat odottivat pitkään opintojen aloitusta. - Hakukoordinaattorin rooli ei ollut selkeä
→ Kokonaisuuden seuranta jakautui liian monelle henkilölle.
Kaizen-pajoissa purettiin prosessi vaihe vaiheelta ja rakennettiin tehokkaampi järjestys.
4. Improve – Toteutetut parannukset
Projektissa tehtiin useita konkreettisia parannuksia, jotka kohdistuivat prosessin pullonkauloihin:
1) Haastattelulomakkeet sähköiseksi
- siirtyivät automaattisesti haastattelijalta hakukoordinaattorille
- poistui paperipinojen muodostuminen
2) Yhtenäinen haastatteluaikataulu
- aikataulu julkaistiin oppilaitoksen verkkosivuilla
- opettajat ja hakijat näkivät ajat etukäteen
- tasasi työkuormaa ja nopeutti aloituksia
3) Päätöslomakkeiden selkeä kuljetusjärjestelmä
- lomakkeet kulkivat vihreissä muovitaskuissa
- erottuivat normaalista postista
- vähensivät hukkaantumisia
4) Henkilökohtaistamisen nopeuttaminen
- opettajille järjestettiin koulutus
- korostettiin nopean henkilökohtaistamisen rahoitusvaikutuksia
5) Hakukoordinaattorin roolin vahvistaminen
- laadittiin seurantataulukko sovelluksen avulla
- tiedot toimitettiin säännöllisesti esihenkilötiimille
- hakuprosessi sai omistajuuden ja jatkuvan parannuksen rakenteen
5. Control – Tulokset ja seuranta
Projektin lopussa:
- läpimenoaika oli 21 vuorokautta (merkittävä parannus)
- keskiarvo ja hajonta paranivat tilastollisesti merkitsevästi
- prosessi kuvattiin uudelleen selkeäksi prosessikaavioksi
- KPI‑mittarit määriteltiin ja otettiin käyttöön
- läpimenoaikaa seurataan säännöllisesti päällikkötiimissä
Hakuprosessi on nyt:
- selkeämpi
- yhdenmukaisempi
- paremmin ohjattava
- markkinointia tukeva
- henkilöstölle läpinäkyvä (värikoodatut hakutapahtumat Teamsissä)
Prosessissa on edelleen satunnaista vaihtelua hakijoista tai ulkoisista tekijöistä johtuen, mutta työntekijästä riippuva vaihtelu on selvästi vähentynyt.
Mitä projektin vetäjä (Black Belt) oppi?
Projektin aikana opittiin:
- kuvaamaan ja rajaamaan prosesseja Lean-menetelmillä
- tulkitsemaan prosessin paranemista tilastollisin menetelmin
- johtamaan parannusprojekteja ja fasilitoimaan työpajoja
- sitouttamaan henkilöstöä ja rakentamaan selkeitä KPI-mittareita
- ymmärtämään päätöksenteon ja tiedonkulun rakenteita suuressa asiantuntijaorganisaatiossa
Näin voit soveltaa Lean Six Sigma -työkaluja omassa työssäsi
Tämä projekti toteutettiin Lean Six Sigma Black Belt -koulutuksen harjoitusprojektina, ja osallistuja sai projektin päätyttyä Black Belt -sertifikaatin.
Jos haluat oppia parantamaan koulutus‑ ja palveluprosesseja Lean‑ ja Six Sigma ‑menetelmillä sekä hankkia Black Belt ‑sertifikaatin, tutustu: Black Belt-koulutus.