IT‑palvelun käsittelyaikojen tehostaminen Lean Six Sigma -Green Belt -projektilla

‍

Tämä projekti toteutettiin osana Lean Six Sigma Green Belt ‑koulutusta.
Lue, miten Lean Six Sigma -työkalut auttavat vähentämään prosessivaihtelua ja nopeuttamaan työvaiheita, ja miten voit soveltaa samoja menetelmiä omassa työssäsi Green Belt -koulutuksen kautta.

‍

Tulokset lyhyesti

• Ongelman selvityksen läpimenoaika lyheni 21,3 päivästä → 13,4 päivään
• Työkuorma tasattiin tiimien välillä
• Priorisointi, ohjeistus ja seuranta parantuivat
• Luotiin uusi KPI: läpimenoaika, jota seurataan säännöllisesti
• Poikkeamille otettiin käyttöön juurisyihin perustuvat korjaavat toimet

‍

‍

Lähtötilanne (Define)

Green Belt ‑projektin tavoitteena oli nopeuttaa IT‑palvelussa tehtävien ongelman selvitysten läpimenoaikaa — ajasta, jolloin ongelma avataan siihen asti, kun se suljetaan.

Lähtöhaasteet:

• Selvitykset kestivät pitkään
• Pitkät käsittelyajat kuormittivat IT‑tuotantoa
• Pitkittyneet ongelmat saattoivat näkyä asiakkaille toistuvina häiriöinä
• Läpimenoaikaa ei raportoitu ulospäin, mutta se vaikutti sisäiseen tehokkuuteen
• Sekä sisäiset että ulkoiset asiakkaat olivat riippuvaisia selvitysten nopeudesta

Projektin tavoitteena oli tunnistaa pullonkaulat ja lyhentää selvityksen läpimenoaikaa merkittävästi.

Prosessin suorituskyky ennen projektia (Measure)

12 kuukauden mittausdatan perusteella:

• Keskimääräinen läpimenoaika oli 21,3 päivää
• Mittaukseen valittiin tiimit ja asiakkaat, joiden työkuormasta saatiin luotettava data
• Datan avulla pystyttiin kohdistamaan toimenpiteet oikeille tiimeille / asiakkaille
• Mittausdata antoi konkreettisen perustan päätöksenteolle

Haasteena oli tarvittavan datan puute:

• Mittarointi ja raportit jouduttiin rakentamaan projektin aikana
• Datan saaminen riittävälle tasolle vei aikaa, mutta oli kriittistä analyysin onnistumiselle

Parannustoimenpiteet (Analyze & Improve)

Tunnistetut juurisyyt

Juurisyyt liittyivät erityisesti:

• Työkuorman jakautumiseen
• Ongelmien seurantaan työnohjausjärjestelmässä
• Priorisointiin
• Puuttuviin tai epäselviin ohjeisiin

Toimenpiteet

• Tiimien työkuorman mittaaminen ja tasapainottaminen
• Muutokset työnohjausjärjestelmän priorisointeihin
• Ohjeiden ja prosessin standardointi
• Selkeä seuranta- ja eskalointimalli
• Kahden ideariihen järjestäminen henkilöstölle
  • niissä tunnistettiin pullonkaulat
  • avattiin konkreettiset kehitystoimet

Käytetyt Lean Six Sigma -työkalut

• SIPOC
• Prosessin suorituskykyanalyysi
• Ohjauskortit
• WIP (Work in Progress)
• Pullonkaula-analyysi
• Hypoteesitestaus

Tulokset (Control)

Parannustoimien jälkeen:

• Keskimääräinen läpimenoaika lyheni 21,3 → 13,4 päivään
• Prosessi muuttui läpinäkyväksi ja seurattavaksi

Organisaatiossa otettiin käyttöön:

• Uusi KPI: läpimenoaika
• Säännöllinen mittaaminen ja raportointi
• Poikkeamien juurisyyanalyysi
• Korjaavat toimet aina juurisyyn perusteella

Projektin myötä työnohjaus ja priorisointi selkeytyivät, tiimien kuormitusta tasattiin ja prosessi muuttui merkittävästi tehokkaammaksi.

Tämä projekti toteutettiin osana Lean Six Sigma Green Belt ‑koulutusta, ja osallistuja suoritti projektin jälkeen Green Belt ‑sertifikaatin.

‍

Opi Lean Six Sigma -taitoja Green Belt -koulutuksessa

Haluatko oppia soveltamaan Lean- ja Six Sigma -menetelmiä käytännössä ja johtamaan vaikuttavia kehitysprojekteja? Tutustu tarkemmin Lean Six Sigma Green Belt -koulutukseen, jossa opit viemään prosessien parantamisen teoriasta tuloksiin.