Green Belt -projektiesimerkki: Laskutuksen nopeuttaminen
Tämä harjoitusprojekti toteutettiin osana Lean Six Sigma Green Belt -koulutusta, ja osallistuja sai konkreettisen näkemyksen prosessien kehittämisestä.
Näe, miten Lean Six Sigma -menetelmät auttavat tehostamaan ja vakioimaan prosesseja, ja miten voit kehittää vastaavat käytännön taidot Green Belt -koulutuksessa.
Tulokset lyhyesti
- Laskutusajan keskiarvo lyheni 51 vuorokaudesta 22 vuorokauteen
- Hajonta pieneni 47 päivästä 30 päivään
- 92 % myöhässä olleiden laskujen osuus saatiin selvästi laskemaan
- Prosessin ohjaus ja valvonta vahvistuivat ja jatkuva parantaminen käynnistettiin
Lähtötilanne (Define)
Taloushallinto tunnisti, että yrityksen myyntilaskujen kierto oli liian hidas.
Keskeiset lähtöhaasteet:
- Keskimääräinen laskutusaika lähes 2 kuukautta (51 vrk)
- 92 % laskuista myöhässä tavoiteajasta
- Syitä viivästyksille ei tunnettu
- Tarve nopeuttaa laskutusta vähintään 50 %
Projektin tavoitteena oli ymmärtää viiveiden juurisyyt ja lyhentää laskutusaikaa merkittävästi, mikä tukisi myös kassanhallintaa ja talouden ennustettavuutta.
Prosessin suorituskyky ennen projektia (Measure)
Datan rooli oli ratkaiseva – sen avulla pystyttiin tunnistamaan ongelmakohdat ja kohdistamaan kehitystoimenpiteet oikein.
Lähtötilanteen mittarit:
- Keskimääräinen läpimenoaika: 51 vrk
- Hajonta: 47 vrk
- Laskuista 92 % myöhässä (out of spec)
Datan avulla tunnistettiin:
- Prosessin suuri vaihtelu
- Eri tekijöiden vaikutukset suorituskykyyn
- Ohjauksen puute ja prosessin heikko ennustettavuus
Parannustoimenpiteet (Analyze & Improve)
Analyysit
Projektissa käytettiin useita Lean Six Sigma -työkaluja:
- Prosessin suorituskykyanalyysi: konkretisoi ongelmat tuloksissa
- Ohjauskortit: osoittivat prosessin hallitsemattomuuden
- Individual Value Plot: toi näkyviin erot tekemisessä eri henkilöiden välillä
- Kalanruotodiagrammi (Fishbone): loppukäyttäjien kanssa tunnistetut juurisyyt
- Prosessianalyysi: varmisti tietojärjestelmän käytettävyyteen liittyvät haasteet
- RACI-matriisi: selkeytti roolit ja vastuut
Tunnistetut pääjuurisyyt ja ratkaisut
1) Laskutussovelluksen käytettävyys heikko, erityisesti erikoistapauksissa
- Ratkaisu: Käyttötuki ja ohjeistus tarjottiin datan perusteella kohdennetusti
2) Puutteellinen käyttökoulutus
- Ratkaisu: Ohjeistukset täydennettiin ja koulutus kohdistettiin analyysin perusteella oikeille henkilöille
3) Laskutuksen valvonta ja puuttuminen riittämätöntä
- Ratkaisu: Esimiehille ja johdolle otettiin käyttöön viikoittainen tilannekuvaraportointi
Tulokset ja jatkuva parantaminen (Control)
Saavutetut tulokset
- Keskimääräinen laskutusaika lyheni 51 vrk → 22 vrk
- Hajonta pieneni 47 vrk → 30 vrk
- Prosessin läpinäkyvyys ja ennustettavuus paranivat
- Johdon näkyvyys prosessiin parani ja puuttuminen tehostui
Jatkuva kehittäminen
- Päätettiin jatkaa projektin ulkopuolella laskutussovelluksen käytettävyyden parantamista
→ Tavoitteena automaattinen laskutus 80 % tapauksista - Johdolle luotiin selkeä tilannekuva ja seurantamalli
- Jatkuvan parantamisen palaverit vakiinnutettiin
- Prosessi liitettiin organisaation auditointisuunnitelmaan
Opit jatkoon
- Muutos suuressa organisaatiossa etenee hitaasti → riski paluusta vanhaan on huomioitava
- Johdon sitouttamiseen ei voi panostaa liikaa
- Selkeä roolitus ja datan aktiivinen hyödyntäminen ovat avaintekijöitä
Kehitä Lean Six Sigma -taitoja Green Belt -koulutuksessa
Tämä projekti toteutettiin osana Lean Six Sigma Green Belt -koulutusta, ja osallistuja sai projektin päätteeksi Green Belt -sertifikaatin.
Jos haluat oppia, miten Lean ja Six Sigma -menetelmillä voidaan parantaa prosesseja ja saavuttaa mitattavia tuloksia, lue lisää: Green Belt -koulutus