DMAIC-projekti: Viranomaisen tietopyyntöjen läpimenoajan nopeuttaminen

‍

Tämä on projektiesimerkki prosessin parannuksesta palvelu jahallinnollisessa prosessissa.

‍

Prosessina oli valitun viranomaisen lähettämien tietopyyntöjen läpimenoajan parannus. Tarve parannukselle oli saadut reklamaatiot hitaasta vastausten saamisesta. Tavoitteena oli puolittaa tietopyyntöjen läpimenoaika.

Prosessin suorituskyky alussa (Measure)

Läpimenoaika projektin alussa oli keskimäärin 7 arkipäivää. Datan avulla huomio kiinnittyi säännöllisiin ylitöihin ja työn tehokkuuden vaihteluun eri viikonpäivinä.

Parannustoimenpiteet (Analyze & Improve)

Suurimmat haasteet löytyivät epäselvistä työskentelytavoista/ohjeiden epäselvyyksistä. Suurimpana haasteena projektissa oli totuttujen toimintamallien muuttaminen, koska henkilöstö koki muutosten rajoittavan heidän itseohjautuvuuttansa ja työhyvinvointiaan. Datan avulla pystyi kuitenkin osoittamaan tekijöille ongelmat ja näyttämään muutoksen hyödyt. Hypoteesitesteillä oli suuri vaikutus muuttaa vaikeinta erimielisyyttä siitä, että osa teki tarkoituksellisesti hitaammin töitä päästäkseen ylitöihin.

Tulokset (Control)

Läpimenoaika saatiin tippumaan 3,5 arkipäivään ja erityisesti ahkerimmat tekijät kokivat muutokset tasapuolistavan tekemistä (kukaan ei voi enää ”matkustaa siivellä”, kun tekeminen on läpinäkyvää).

Tiimillä on käytössä päivittäisjohtamisen käytäntö ja jatkuvan parantamisen toimintamallia kehitetään koko ajan eteenpäin.

‍

Tämä projekti oli Black Belt -koulutuksen harjoitusprojekti, jonka osallistuja teki osana koulutusta ja sai projektin päätyttyä Black Belt -sertifikaatin.

Jos olet kiinnostunut oppimaan, miten parantaa prosesseja Leanin ja Six Sigman avulla, ja hankkimaan samalla Belt Belt -sertifikaatin, tutustu koulutukseen linkissä: Black Belt-koulutus.