Black Belt ‑projektiesimerkki: Ostotilausten käsittelyn läpimenoajan parantaminen
Osallistuja toteutti tämän projektin osana Lean Six Sigma Black Belt -koulutusta, ja sai arvokasta käytännön kokemusta prosessien kehittämisestä.
Lue esimerkki, miten Lean Six Sigma -työkalut auttavat vähentämään prosessivaihtelua ja nopeuttamaan työvaiheita, ja miten voit soveltaa samoja menetelmiä omassa työssäsi Black Belt -koulutuksen kautta.
Tulokset lyhyesti
- Läpimenoaika parani noin 80 %
- Lähtödatan laatu parani merkittävästi
- Manuaalisia työvaiheita automatisoitiin
- Virheet ja vaihtelu vähenivät koko prosessissa
1. Define – Lähtötilanne
Projektissa kehitettiin organisaation ostotilausten käsittelyä ERP‑järjestelmässä. Ostotilausprosessi on keskeinen osa toimitus- ja asiakaspalveluketjua, sillä sen tehtävänä on varmistaa tuotteiden saatavuus myynnille ja loppuasiakkaille.
Lähtötilanteessa prosessissa oli:
- runsaasti manuaalisia työvaiheita, jotka hidastivat käsittelyä
- tarve täydentää ja korjata tilaustietoja käsin
- käyttäjästä riippuvaa vaihtelua työmenetelmissä
- suuri virheriski manuaalisen työn vuoksi
Projektin tavoitteena oli nopeuttaa läpimenoaikaa ja vähentää manuaalityön aiheuttamia virheitä.
2. Measure – Lähtötilan mittaaminen
Mittauksissa ja havainnoinnissa todettiin:
- paljon vaihtelua ja hajontaa eri käyttäjien välillä
- lähtötietojen laadun puutteet vaikeuttivat käsittelyä
- läpimenoajat olivat huomattavasti odotettua pidempiä
- virheiden määrä oli selvästi oletettua suurempi
Prosessin alkuvaiheen haasteet liittyivät erityisesti:
- puutteelliseen dataan
- työtapojen erilaisuuteen
- prosessin epäyhtenäiseen toteutukseen
3. Analyze – Juurisyiden tunnistaminen
Juurisyiden analyysi osoitti kaksi pääongelmaa:
1) Puutteellinen lähtödata
- tilaustietojen virheellisyys aiheutti korjauskierroksia
- tietojen täydentäminen vei paljon aikaa
- puutteet kertautuivat prosessin seuraaville vaiheille
2) Prosessin sisäiset hitaat ja manuaaliset työvaiheet
- tehtävät olivat hajautettuja
- käyttäjäkohtaiset työtavat lisäsivät vaihtelua
- osa työvaiheista ei tuottanut arvoa ja hidasti käsittelyä
Hypoteeseja testattiin useilla analyysimenetelmillä, ja prosessin sisällä jaettiin best practice ‑työmenetelmiä, jotta vaihtelua voitiin pienentää.
4. Improve – Toteutetut parannukset
Prosessiin tehtiin useita merkittäviä parannuksia:
1) Lähtödatan laadun parantaminen
- järjestelmää muokattiin niin, että virheellisiä tai puutteellisia tietoja ei voi tallentaa
- käyttöliittymään lisättiin opastavaa automaatiota, joka ohjaa käyttäjää täyttämään kentät oikein
2) Prosessin sisäisen automaation lisääminen
- turhia manuaalivaiheita poistettiin
- toteutettiin automaatioita, jotka suorittivat toistuvia tarkastuksia ja päivityksiä
3) Best practice ‑käytäntöjen jalkautus
- tiimeihin levitettiin yhteiset toimintatavat
- käyttöön otettiin jatkuvan parantamisen viikkokokouskäytäntö
5. Control – Tulokset ja ylläpito
Parannusten jälkeen:
- ostotilausten käsittelyn läpimenoaika parani noin 80 %
- lähtötietojen laatu parani huomattavasti
- prosessin manuaaliset vaiheet vähenivät automaation ansiosta
- vaihtelu tasoittui ja prosessi muuttui ennustettavammaksi
Prosessia seurataan säännöllisissä vakiokokouksissa, joissa:
- tarkastellaan läpimenoaikaa
- tunnistetaan uusia kehityskohteita
- varmistetaan, että parhaat käytännöt pysyvät käytössä
Kehitä Lean Six Sigma -osaamistasi Green & Black Belt -koulutuksessa
Tämä projekti oli osa Lean Six Sigma Black Belt ‑koulutuksen harjoitusprojekteja, ja osallistuja sai projektin päätyttyä Black Belt ‑sertifikaatin.
Jos haluat kehittää prosesseja Lean Six Sigman avulla ja saada sertifikaatin, tutustu eri vaihtoehtoihin linkissä: Lean Six Sigma -koulutukset.