Lean Six Sigma Green Belt -projektiesimerkki: Tilausten vastaanottoprosessin tehostaminen

‍

Tämä projekti toteutettiin osana Lean Six Sigma Green Belt -koulutusta, ja osallistuja sai käytännön kokemusta prosessien parantamisesta.
Tutustu, miten Lean Six Sigma -menetelmät auttavat tehostamaan prosesseja ja lyhentämään läpimenoaikoja, ja miten voit kehittää vastaavia taitoja Green Belt -koulutuksessa.

‍

Tulokset lyhyesti

• 24 h sisällä bookattujen näytteiden osuus nousi ~20 % → ~91 % (+70 prosenttiyksikköä)
• 2 h sisällä bookattujen osuus nousi 0 % → ~30 %
• Bookkausajan keskiarvo lyheni ~300 h → ~11 h
• Standardoitu prosessi, työvuorolista ja päivittäispalaverit paransivat läpimenoaikaa merkittävästi

‍

‍

Define – Lähtötilanne ja projektin tavoite

Projektin tavoitteena oli lyhentää näytteiden “bookkausprosessin” läpimenoaikaa testausympäristössä. Bookkaus tarkoittaa hetkeä, jolloin saapunut näyte tunnistetaan, sille määritetään oikeat testit ja se siirretään operaatioiden työjonoon.

Lähtötilanteessa prosessi oli hidas ja epäyhtenäinen. Tavoitteeksi asetettiin, että 95 % näytteistä bookataan 2 tunnin sisällä saapumisesta ja loput 5 % 24 tunnin sisällä.

‍

Measure – Prosessin suorituskyky alkuvaiheessa

Alkumittaukset osoittivat merkittävää kehitystarvetta:

• Vain ~20 % näytteistä bookattiin ensimmäisen 24 tunnin aikana.
• Bookkauksen keskimääräinen läpimenoaika oli noin 300 tuntia, mikä pidensi kokonaisläpimenoaikaa viikoilla.
• Prosessin vaihtelu oli suurta, ja työskentelytavat vaihtelivat henkilöittäin.

Tiimi oli erittäin motivoitunut parantamaan prosessia, ja tarve muutoksille oli tiedossa jo ennen projektin käynnistämistä.

‍

Analyze – Juurisyyanalyysi

Data-analyysi paljasti, että keskeisin ongelma oli standardoidun prosessin puute:

• Bookkauksille ei ollut sovittuja työvuoroja → päivittäin saattoi olla kokonaan henkilöitä, jotka eivät käsitelleet näytteitä.
• Työtavat vaihtelivat, eivätkä ohjeet olleet keskitetysti saatavilla.
• Tiedonkulun puutteet ja epäselvät lähetteet hidastivat käsittelyä.

Juurisyy: epäyhtenäiset käytännöt + työn organisoinnin puute.

‍

Improve – Toteutetut parannukset

Tiimi toteutti selkeät, käytännönläheiset toimenpiteet:

• Työvuorolista: jokaiselle määriteltiin vastuuajat saapuvien näytteiden käsittelyyn.
• Päivittäispalaveri: toiminnan koordinointi parani ja avun pyytäminen helpottui.
• Standardoidut ohjeet: luotiin yhdenmukaiset työohjeet ja yhteinen paikka niiden säilytykseen.
• Lähetteiden selkeyttäminen: käynnistettiin kehitystyö epäselvien näytteiden käsittelyn vähentämiseksi (seuraava projekti).

Näiden toimenpiteiden ansiosta prosessin läpimenoaika ja ennustettavuus paranivat nopeasti.

‍

Control – Tulokset ja niiden ylläpito

Parannus näkyi välittömästi:

• 24 h sisällä bookatut näytteet: ~91 % (parannusta lähes 70 prosenttiyksikköä)
• 2 h sisällä bookatut: ~30 %
• Bookkausajan keskiarvo: ~300 h → ~11 h

Kesällä kehitys keskeytyi yrityksen IT‑hyökkäyksen vuoksi, ja bookkausprosessi oli suljettuna lähes kolme viikkoa. Elokuuhun mennessä toiminta oli palautunut ja kehitys jatkui.

Tuloksia ylläpidetään:

• päivittäispalavereilla
• jatkuvan parantamisen käytännöillä
• tiimin kehitysideoita keräävällä Daily Management ‑taulun osiolla

Tiimin uusin idea on “Zalando‑mallinen” tunnistelappu, jonka asiakas liimaa näytteeseen – ratkaisu selkeyttäisi lähetteitä ja nopeuttaisi bookkausta.

‍

Opit jatkoon

Tärkein oppi tästä projektista oli, että mittaaminen ratkaisee: on oltava tarkka siitä, mitä dataa kerää ja mitä mittaria käyttää. Alkuvaiheessa käytössä ollut data vaikutti validilta, mutta tarkemmassa tarkastelussa se ei ollut luotettavaa. Vaikka epäluotettavasta datasta voi tuottaa näyttäviä kuvaajia, niiden perusteella ei voi tehdä kestäviä johtopäätöksiä eikä ohjata prosessin parantamista.

Kun projektille löydettiin luotettava ja toistettavasti kerättävä data, analyysi tarkentui olennaisesti. Tämän jälkeen Minitab mahdollisti perusteelliset ja yksityiskohtaiset analyysit, joiden avulla parannustoimenpiteet voitiin kohdistaa oikein. Tämä vahvisti tiimille käytännössä, että Lean Six Sigma -kehitystyö tarvitsee laadukkaan mittausdatan yhtä paljon kuin hyvät työkalut.

‍

Tehosta prosesseja ja kehitä taitojasi Green / Black Belt -tasolla

Tämä projekti toteutettiin osana Lean Six Sigma Green Belt -koulutuksen harjoitusprojektia, ja sen valmistuttua osallistuja sai Green Belt ‑sertifikaatin.

Haluatko oppia parantamaan prosesseja yhtä vaikuttavasti? Tutustu Green Belt ‑koulutukseen: Green Belt -koulutus.

‍