DMAIC-projekti: Työn organisoinnin parantaminen ja työn keskeytysten vähentäminen
Lähtötilanne (Define)
Projektissa parannettiin asiantuntijatyötä tekevän tiimin toiminnan tehokkuutta. Tiimissä oli suurena ongelmana työn jatkuvat keskeytykset, jotka vaikuttivat siihen, että työ tuntui tekijöistä tehottomalta, työtä ei voinut suunnitella ennakkoon ja keskeneräistä työtä oli paljon. Asiakas, jonka näkökulmasta ongelmaa parannettiin, olivat tiimin työntekijät. Tavoitteena projektissa oli vähentää keskeytyneiden työtehtävien määrää ja tätä kautta lisätä tehokkuutta ja työntekijöiden tyytyväisyyttä.
Prosessin suorituskyky alussa (Measure)
Dataan perustuen yli 42 % tiimin aloittamista työtehtävistä päättyi keskeytykseen, joten ennakko-olettaman mukaisesti keskeytyvien työtehtävien määrä oli korkea.
Parannustoimenpiteet (Analyze & Improve)
Henkilötasolla merkittäviksi pääjuurisyyksi osoittautui erot, jotka johtuvat osittain henkilön omista toimintatavoista ja osittain hänen vastuualueestaan.
Lisäksi tehtiin data-analyysejä keskeytyksiin tiimitasolla johtuvista syistä. Kiinnostavaa oli, että syyt poikkesivat ennakko-olettamasta. Ennakkoon oli oletettu, että toimeksiantajan yhteydenotot olisivat suurin syy keskeytyksiin, mutta datan perusteella suurin syy olivatkin sisäiset palaverit. Toimeksiantajasta johtuvat syyt olivat vasta seitsemänneksi suurin keskeytysten syy. Työpajoissa määriteltiin myös erilaisia virhe- ja hukkatilanteita, joita otettiin huomioon projektin parannustoimien määrittelyssä.
Mittaustulosten ja työpajoissa käsiteltyjen asioiden perusteella tiimissä päätettiin vähentää ja lyhentää tiimin dailyja, muuttaa tiimin organisointia ja tiimin jäsenten vastuualueita, ottaa käyttöön standardoidut mallit toimeksiantojen vastaanottamiseen sekä kehittää henkilötason ajanhallintaa, jonka työkaluista ja keinoista tiimille pidettiin koulutus.
Tulokset (Control)
Muutoksen jälkeisen uusintamittauksen perusteella tiimin työtehtävistä enää 24 % päättyi keskeytykseen. Keskiarvon paranemisen lisäksi myös lähtötilanteessa nähty suuri hajonta on kaventunut huomattavasti. Palaverien aiheuttamat keskeytykset ovat vähentyneet merkittävästi.
Tiimi on ollut tyytyväinen tehtyihin muutoksiin.
Tiimissä on käytössä mittarit ja OCAP-suunnitelma, jonka avulla seurataan säännöllisin väliajoin mahdollisia keskeytysten lisääntymisiä tai standardoidusta toimeksiantojen antamisesta poikkeamista ja tehdään parannuksia tarvittaessa.
Suurin oppi projektissa lienee, että loppujen lopuksi pienillä ja helposti toteuttavilla toimintatavan muutoksilla saatiin huomattava parannus aikaan keskeytyvien työtehtävien määrässä ja sitä kautta perustehtävän suorittamiseen vapautui euromääräisestikin laskettuna merkittävästi lisää henkilötyöpanosta.
Tämä projekti oli yksi Black Belt -koulutuksen harjoitusprojekti, jonka osallistuja teki osana koulutusta ja Black Belt -sertifiointia.
Jos olet kiinnostunut, miten parantaa prosesseja Leanin ja Six Sigman avulla, ja hankkimaan samalla Belt Belt -sertifikaatin, tutustu koulutukseen linkissä: Black Belt-koulutus.