Black Belt DMAIC -projekti: Työn kuormittavuuden vähentäminen

‍

Tämä projekti toteutettiin osana Lean Six Sigma Black Belt -koulutusta, ja osallistuja sai käytännön kokemusta prosessien kehittämisestä.

Tutustu esimerkkiin, miten Lean Six Sigma -menetelmät auttavat tehostamaan prosesseja.

Tulokset lyhyesti

• Keskeytyneiden työtehtävien osuus: 42 % → 24 %
• Hajonta pieneni merkittävästi
• Suurin keskeytysten aiheuttaja oli eri kuin ennakko-oletus (sisäiset palaverit)
• Tehokkuus ja työn ennustettavuus paranivat selvästi
• Tiimi raportoi selkeää tyytyväisyyden kasvua

‍

‍

1. Define – Lähtötilanne

Projektin tavoitteena oli parantaa asiantuntijatiimin työn organisointia ja vähentää jatkuvia keskeytyksiä. Työntekijät kokivat, että:

• työ keskeytyi jatkuvasti
• työn suunnittelu oli vaikeaa
• keskeneräistä työtä kertyi liikaa

Asiakkaaksi määriteltiin tiimin omat työntekijät, sillä keskeytykset vaikuttivat suoraan heidän tehokkuuteensa ja työtyytyväisyyteensä.
Tavoitteena oli vähentää keskeytyneiden työtehtävien määrää ja parantaa työn sujuvuutta.

‍

2. Measure – Lähtötilan mittaaminen

Alkumittaus osoitti, että:

• yli 42 % aloitetuista työtehtävistä päättyi keskeytykseen

Tämä vahvisti alkuoletuksen, että keskeytykset olivat huomattavan yleisiä ja vaikuttivat tuottavuuteen merkittävästi.

‍

3. Analyze – Juurisyyt

Analyysin perusteella syyt jakautuivat kahdelle tasolle: henkilö- ja tiimitasolle.

Henkilötason juurisyyt

• yksilölliset toimintatavat
• roolien ja vastuualueiden erot

Tiimitason juurisyyt

Data-analyysi paljasti yllättävän löydöksen:

• Suurin keskeytysten aiheuttaja oli sisäiset palaverit, ei toimeksiantajan yhteydenotot, kuten oli oletettu
• toimeksiantajasta johtuvat keskeytykset olivat vasta seitsemänneksi suurin syy

Työpajoissa tunnistettiin myös virhe- ja hukkatilanteita, jotka otettiin huomioon ratkaisujen suunnittelussa.

‍

4. Improve – Toteutetut parannukset

Parannustoimien suunnittelu perustui dataan ja työpajojen havaintoihin. Toteutetut ratkaisut:

• Tiimin daily-palaverien vähentäminen ja lyhentäminen
• Organisoinnin ja vastuualueiden selkeyttäminen
• Standardoidut mallit toimeksiantojen vastaanottamiseen
• Henkilökohtaisen ajanhallinnan kehittäminen (tiimille järjestetty koulutus)

Nämä muutokset tähtäsivät keskeytysten vähentämiseen sekä yksilö- että tiimitasolla.

‍

5. Control – Tulokset ja pysyvyys

Uusintamittaukset osoittivat selkeän kehityksen:

• Keskeytyneiden työtehtävien osuus laski 42 % → 24 %
• Hajonta kaventui merkittävästi
• Sisäisten palaverien aiheuttamat keskeytykset vähenivät huomattavasti
• Tiimi raportoi selkeää tyytyväisyyden paranemista

‍

Prosessin vakioimisen tueksi otettiin käyttöön:

• mittarit ja OCAP‑suunnitelma (Out of Control Action Plan)
• säännöllinen seuranta keskeytysten esiintymisestä
• kontrolli standardoidun toimeksiantokäytännön noudattamiselle

Projektissa opittiin, että pienillä mutta kohdennetuilla toimintatapamuutoksilla voidaan saada aikaan suuria parannuksia sekä tuottavuudessa että työhyvinvoinnissa.

‍

Opi prosessien kehittämistä ja Lean Six Sigma -työkaluja koulutuksessa

‍

Tämä projekti oli yksi Lean Six Sigma Black Belt ‑koulutuksen harjoitusprojekteista. Osallistuja toteutti analyysin, parannukset ja tulosten seurannan osana sertifiointia.

Jos haluat oppia parantamaan prosesseja Lean- ja Six Sigma -menetelmillä ja hankkia Belt-sertifikaatin, tutustu: Black Belt -koulutus.