DMAIC-projekti: Saapuvan tavaran läpimenoajan lyhentäminen

‍

Tämä on projektiesimerkki prosessin parannuksesta logistiikka-alalla. Projekti on toteutettu käyttäen Lean Six Sigma -projektin hallintametodiikkaa, ns. DMAIC. Jos olet kiinnostunut oppimaan prosessinparannusta ja tekemään vastaavanlaisia projekteja, tutustu Lean Six Sigma koulutuksiin: Lean Six Sigma -koulutukset.

Lähtötilanne (Define)

Projektin lähtökohtana oli tunnistettu tarve tehostaa saapuvan tavaran vastaanottoprosessia. Prosessi sisälsi useita manuaalisia vaiheita, joiden suorituskyky ja tehokkuus vaihtelivat merkittävästi. Erityisesti havaittiin, että toimitusten käsittelyajat olivat pitkiä ja epäjohdonmukaisia, mikä aiheutti viivästyksiä varastonhallinnassa ja vaikutti negatiivisesti sekä sisäisiin että ulkoisiin sidosryhmiin.

‍

Lähtötilanteessa organisaatiolla ei ollut käytössään selkeää mittausjärjestelmää, joka olisi mahdollistanut riittävän päivittäisen seurannan. Asioita mitattiin, mutta ei välttämättä suoraa asiakasarvon näkökulmasta. Tämän seurauksena ei ollut myöskään tarkkaa tavoitetta läpimenoajan suhteen, mikä vaikeutti parannustoimenpiteiden kohdentamista. Prosessin suorituskyvystä oli saatavilla ainoastaan hajanaista tietoa, joka viittasi siihen, että käsittelyajat olivat huomattavan pitkiä ja vaihtelivat toimittajasta ja työvuorosta riippuen.

‍

Projektin tavoitteeksi määriteltiin saapuvan tavaran käsittelyn tehostaminen, ja tämän tueksi asetettiin tavoite puolittaa keskimääräinen läpimenoaika. Projektin aikana asetettiin myös tarkempi seitsemän tunnin läpimenoaikatavoite, jonka saavuttaminen edellytti merkittäviä prosessimuutoksia sekä uuden mittausjärjestelmän käyttöönottoa.

Prosessin suorituskyky alussa (Measure)

Kun mittausjärjestelmä otettiin käyttöön, saatiin tarkempaa tietoa lähtötilanteen suorituskyvystä. Havaittiin, että keskimääräinen läpimenoaika oli 20,7 tuntia, ja lisäksi prosessissa oli erittäin suurta hajontaa (keskihajonta 23,9 tuntia). Tämä tarkoitti, että vaikka osa toimituksista käsiteltiin nopeasti, huomattava osa viipyi järjestelmässä huomattavasti pidempään kuin olisi ollut suotavaa.

Erityisesti havaittiin seuraavat ongelmat:

• Prosessissa oli merkittävä määrä hukkaa
• Vastaanottoprosessin standardoinnin puute, joka johti työntekijäkohtaiseen vaihteluun
• Eräkokoihin liittyvät haasteet, jotka hidastivat virtausta
• Ei selkeitä vastaanottoasemia, mikä aiheutti ylimääräistä liikettä ja hidasti prosessia
• Toimittajakohtainen vaihtelu, joka vaikutti tavaran vastaanoton sujuvuuteen ja ennustettavuuteen

Prosessin suorituskyvyn parantamiseksi oli välttämätöntä kehittää systemaattinen mittausjärjestelmä, jolla voitiin seurata sekä päivittäisiä tuloksia että pitkän aikavälin kehitystä. Projektin myötä analytiikkajärjestelmään rakennettu uusi läpimenoajan-näkymä mahdollisti tarkan datan keräämisen ja analysoinnin, mikä auttoi tunnistamaan keskeiset kehityskohteet ja seuraamaan muutosten vaikutuksia.

Parannustoimenpiteet (Analyze & Improve)

Suorituskyvyn analyysin perusteella tunnistettiin, että keskeisimmät suorituskykyä heikentävät tekijät liittyivät prosessin epäjohdonmukaisuuteen ja rakenteellisiin ongelmiin.

Projektissa tunnistetut keskeiset juurisyyt:

• Hukan määrä prosessissa → aika kului arvoa tuottamattomaan työhön
• Standardoitujen työmenetelmien puute → aiheutti vaihtelua työntekijöiden välillä ja heikensi tehokkuutta
• Liian suuret eräkoot → hidasti tavaran käsittelyä ja lisäsi keskeneräisen työn määrää
• Vastaanottoasemien puuttuminen → jokainen työvuoro joutui perustamaan asemansa uudelleen, mikä lisäsi valmisteluaikaa ja aiheutti tehottomuutta
• Toimittajien vaihtelevat käytännöt → vaikeutti prosessin optimointia ja lisäsi läpimenoajan vaihtelua

Parannustoimenpiteinä toteutettiin seuraavat toimenpiteet:

• Prosessin uudelleen suunnittelu merkittävimpien hukkalajien vähentämiseksi
• Vakioitujen vastaanottoasemien käyttöönotto, mikä vähensi tarpeetonta liikettä ja työn uudelleenaloittamista
• Eräkokojen pienentäminen, jolloin tavara virtasi tehokkaammin prosessin läpi
• Työvaiheiden limittäminen, jotta vastaanotto ja hyllytys tapahtuisivat sujuvammin ja samanaikaisesti
• Pilottiprojekti, jossa testattiin uutta toimintamallia ja kerättiin palautetta työntekijöiltä

Pilottiprojektin tulokset osoittivat, että muutokset vaikuttivat myönteisesti läpimenoaikaan ja prosessin vakauttamiseen. Tämä johti laajempaan koko materiaalivirtaa koskevaan työmalliin, jossa saavutettiin hyviä tuloksia. Keskiarvo laski merkittävästi, ja samalla keskihajonta pieneni, mikä viittasi tasaisempaan ja ennustettavampaan suorituskykyyn. Päivittäin käsiteltyjen rivien määrä kasvoi sadoilla riveillä 1000 → 1700, mikä osoitti prosessin tehostuneen merkittävästi.

Tulokset (Control)

Projektin lopputuloksena saapuvan tavaran läpimenoaika lyheni merkittävästi, ja tavoite keskimääräisen läpimenoajan puolittamisesta saavutettiin kokonaan. Seitsemän tunnin tavoitetasoa ei kuitenkaan kyetty täysin standardoimaan, sillä saapuvan tavaran määrät kasvoivat ennakoitua nopeammin projektin aikana. Lisäksi tietyt toimittajat eivät vielä täysin noudattaneet uusia toimintamalleja, mikä aiheutti vaihtelua käsittelyajoissa.

‍

Jotta saavutetut parannukset säilyvät ja kehittyvät edelleen, on otettu käyttöön seuraavat jatkuvan parantamisen toimenpiteet:

• Päivittäiset tiimipalaverit, joissa seurataan prosessin suorituskykyä ja tunnistetaan kehityskohteita
• Visuaalinen ohjausmalli, joka selkeyttää työnjakoa ja varmistaa toimintamallin noudattamisen
• Reaaliaikaisen seurannan kehittäminen, jotta poikkeamiin voidaan reagoida viiveettä
• Toimittajayhteistyön kehittäminen, jotta toimitustavat saadaan yhtenäistettyä ja prosessin vaihtelua vähennettyä
• Koko tiimin osallistaminen jatkuvaan parantamiseen

Projektin aikana nousi esiin useita keskeisiä oppeja, joilla on merkitystä myös tulevissa kehityshankkeissa.

Mittausjärjestelmän ja havainnoinnin merkitys

Alussa prosessia ei voitu mitata tarkasti eikä prosessin todellista toimivuutta tunnettu riittävän tarkasti, mikä vaikeutti ongelmakohtien tunnistamista. Yhteinen havainnointi ja mittaamisen kehittäminen olivat ratkaisevia, jotta kehitystä voitiin ohjata ja sen vaikutuksia arvioida objektiivisesti

Standardoinnin tärkeys

Työvaiheiden ja työasemien standardointi osoittautui keskeiseksi tekijäksi tehokkuuden parantamisessa. Ilman tätä parannukset olisivat jääneet tilapäisiksi

Muutoksenhallinnan merkitys

Projektin alkuvaiheessa suorituskyky nousi nopeasti, mutta muutaman viikon jälkeen työilmapiiri ja suoritustaso heikkenivät hetkellisesti. Tämä osoitti, että muutosprosessissa on tärkeää huomioida työntekijöiden sitoutuminen ja motivaatio sekä varmistaa, että kommunikaatio ja tuki ovat riittäviä

Toimittajayhteistyön kehittäminen

Saapuvan tavaran vaihtelu johtui osittain toimittajakohtaisista eroista. Jatkossa on tärkeää panostaa toimittajayhteistyöhön ja prosessien yhdenmukaistamiseen myös toimitusketjun ulkopuolisilla osapuolilla

Kokonaisuudessaan projekti tuotti merkittäviä parannuksia ja loi pohjan jatkuvalle kehitykselle, mikä vahvistaa organisaation kykyä hallita ja optimoida saapuvan tavaran prosesseja pitkällä aikavälillä

‍

Tämä projekti oli Lean Six Sigma Black Belt -koulutuksen harjoitusprojekti, jonka osallistuja teki osana koulutusta ja sai projektin päätyttyä Black Belt -sertifikaatin.
Jos olet kiinnostunut oppimaan, miten parantaa prosesseja Leanin ja Six Sigman avulla, ja hankkimaan samalla Green Belt -sertifikaatin, tutustu koulutukseen linkissä: Black Belt-koulutus.