Onnistunut Lean Six Sigma -projektin valinta: 6 kriteeriä

‍Jos osallistut Lean-muutosohjaaja, Lean Six Sigma Green Belt tai Black Belt -koulutuksen, olisi sinulla hyvä olla oma projekti, jotta voit soveltaa opittua heti käytäntöön. Onnistunut projekti on myös kriteeri Lean Six Sigma -sertifiointiin. Projektin valintaa on hyvä miettiä jo ennen koulutuksen alkamista.

Tavoitteena on valita projekti, jossa voit soveltaa hyvin Lean ja/tai Six Sigma -työkaluja ja jonka pystyt viemään menestyksekkäästi läpi 2-6 kuukaudessa. Tässä kuusi kokemukseeni perustuvaa käytännön valintakriteerejä, jotta projektin valintasi onnistuisi mahdollisimman hyvin:

1. Valitse yksi projektitavoite, joka liittyy prosessin parantamiseen

Valitse tavoite, joka ei ole vain satunnainen virhe vaan liittyy jonkun prosessin toimivuuteen. Valitse vain yksi tavoite, esim. virheiden vähentäminen tai toimitusajan lyhentäminen. Saat tuloksia nopeammin, jos ratkaiset yhden ongelman kerrallaan sen sijaan että yrität parantaa ”koko maailman”. Usein yhden tavoitteen parantaminen vaikuttaa myös positiivisesti muihinkin ongelmiin. Jos esim. vähennät virheitä, ei niitä enää tarvitse korjata, joten toimitusajat lyhenevät, korjauskustannukset vähenevät sekä työ- ja asiakastyytyväisyys paranee. Kaikki yhdellä tavoitteella!

2. Valitse olemassa oleva prosessi

Valitse olemassa oleva prosessi, jota haluat parantaa. Tämä on tärkeää, jotta voit mitata lähtötilanteen, kuinka suuri ongelma todellisuudessa on datan perusteella mitattuna. Jos olet vasta kehittämässä uutta prosessia ja haluat käyttää Lean Six Sigmaa, valitse Design for Six Sigma -menetelmä. DFSS on metodiikka uusien prosessien, tuotteiden ja palvelujen kehittämiseen.

3. Valitse ongelma, josta dataa on helposti saatavilla

Valitse prosessi ja parannettava ongelma, siten että dataa ongelmasta on helposti ja suhteellisen nopeasti saatavilla. Lean Six Sigma -projektin aikana mitataan prosessin suorituskyky lähtötilanteessa, analysoidaan prosessia oikeiden ratkaisujen määrittämiseksi sekä mitataan prosessin suorituskyky myös parannusten jälkeen. Jos dataa joutuu keräämään kauan, venyy projekti turhaa. Hyvä nyrkkisääntö on, että saat kerättyä n. 30 mittauspistettä kuukaudessa. Jos esim. tavoitteena on lyhentää tuotteen läpimenoaikaa, olisi tuotteita toimitettava ainakin 30 kpl kuukaudessa.

Jos osallistut Lean-koulutukseen on datan saatavuus ja data-analyysit vähemmän keskeisiä koulutuksen työkalujen harjoitteluun.

4. Varmista johdon tuki projektillesi

Valitse projekti, joka tukee yrityksesi tavoitteita ja se on myös esimiehesi prioriteetti. Projektin onnistumiseen 2-6 kuukaudessa tarvitset projektiisi aikaa ja resursseja. Riittävät resurssit onnistuvat yleensä vain, jos projektin tavoite tukee yritystavoitteita.

5. Valitse projekti ilman suuria investointitarpeita

Rajaa projekti niin, ettet oleta tarvitsevasi suuria investointeja (esim. IT). Investoinnit hidastavat projektia ja ovat yleensä liian suuria projekteja ensimmäiseksi Lean Six Sigma projekteiksi.

6. Valitse projekti, jonka ratkaisu ei ole ennalta tiedossa

Valitse ongelma, jonka ratkaisua ei vielä tiedetä. Neuvo tuntuu ehkä itsestään selvältä, mutta näen käytännössä kuitenkin usein, että Lean (Six Sigmaa) haluttaisiin käyttää ennalta määritettyjen ratkaisujen jalkauttamiseen, kun jalkauttaminen ei suju suunnitelmien mukaan. Jos ratkaisu on jo tiedossa, se on parasta jalkauttaa, eikä Lean Six Sigmaa siihen tarvita. Jos valitun ratkaisun jalkauttaminen ei ole sujunut, on hyvä ensin katsoa, mistä se johtuu, ennen Lean Six Sigma -projektin aloittamista. Valittu ratkaisu ei ehkä olekaan toimiva. Siinä tapauksessa voi ajatella myös Lean (Six Sigma) -projektia, jos valittua ratkaisua voi vielä muuttaa.

Esimerkkejä tyypillisistä parannusprojekteista:

• Laskutusprosessin läpimenoajan lyhentäminen
• Tuotantoprosessin läpimenoajan lyhentäminen
• Tuotteen toimitusajan lyhentäminen
• Virheiden vähentäminen varastojen hallinnassa
• Hakemuksen käsittelyajan lyhentäminen
• Virheilmoitusten vähentäminen
• Reklamaatioiden vähentäminen
• Puhelinmyynnin myyntivolyymin parantaminen

Kun olet tehnyt jo useamman onnistuneen parannusprojektin ja hallitset metodit ja työkalut, voit valita haastavampiakin projekteja.

Käymme Lean-muutosohjaaja, Green Belt ja Black Belt -koulutuksessa projektin valintaa ja projektin rajausta vielä tarkemmin läpi. Ehdit vielä ensimmäisen koulutusmoduulin jälkeen tarvittaessa jopa vaihtaa projektisi, jos ensimmäinen valinta onnistu. Näillä vinkeillä voit kuitenkin aloittaa projektin valinnan jo ennen koulutuksen alkua.

Voit tutustua esimerkkeihin Lean Six Sigma Green Belt ja Black Belt -koulutuksiimme osallistuneiden harjoitusprojekteista eri aloilta koulutuksen aikana Lean Six Sigma -sertifikaattia varten: Lean Six Sigma -projektiesimerkkejä.

Jos sinulla heräsi kysyttävää tai haluat lisätietoja, ota yhteyttä.

Lean Six Sigman merkeissä,

Marja Jaatinen

Sertifioitu Lean Six Sigma Master Black Belt

‍