Työkaluja fasilitointiin ja ryhmätyöhön etämuodossa

‍Etätyössä tarve hyviin etätyökaluihin kasvaa. Työkalut kehittyvät ja niitä tulee lisää, joten saattaa olla haastavaa etsiä sopivia työkaluja.
Tässä yhteenveto yleisimmistä ja ehkä käyttökelpoisimmista työkaluista Lean ja Lean Six Sigma-projekteissa etäryhmätyönä.

Etäkokoussovellukset

Etäkokoussovellutuksista ehkä käytetyimpiä ovat Teams ja Zoom. Molemmat ovat todella toimivain etäfasilitointiin. Kannattaa tutustua sovellutuksien mahdollisuuksiin:

• Pienryhmätyöskentely (breakout rooms)
• Erilaisia osallsujien reagointimahdollisuuksia (Chat, puheenvuoron pyyntö ja peukutus jne.)
• Polls
• Jaettava valkotaulu (näistä lisää alla)

Digitaaliset valkotaulut

Digitaalisia valkotauluja on paljon eritasoisia. Yleisimpiä ovat Flinga, Jamboard, Miro, Mural, Microsoft Whiteboard sekä Zoomin whiteboard. Ne voidaan jakaa käyttötarkoituksen mukaan kolmeen ryhmään:

1. Valkotaulut aloitteleville, kevyeen etäyhteistyöhön

Flinga ja Google Jamboard ovat helppokäyttöisiä ja sopivat aloittelevalle etäfasilitoijalle lyhyisiin sessioihin ja kevyeen visualisointiin ryhmätyönä. Molempia voi käyttää ilmaisversiona. Fasilitointiin Lean (Six Sigma) -projekteissa ovat sovelluksen rajat tulevat nopeasti vastaan nopeasti.

2. Valkotaulut vaativampaan käyttöön

Mural ja Miro ovat hyviä valkotauluja, jotka sopivat vaativampaan etäfasilitointiin. Molemmat valkotaulut ovat todella monipuolisia digitaalisia valkotauluja ja niissä on paljon fasilitointia tukevia toimintoja, valmiita valkotaulupohjia ja mahdollisuuksia muotoilla valkotauluja. Mural ja Miro mahdollistavat erilaisten työmuotojen käytön, mikä helpottaa etenkin pidempien sessioiden fasilitointia. Myös esim. arvovirtakuvauksen tekeminen onnistuu molemmilla sovellutuksilla helposti ryhmätyönä.

Molemmat sovellutukset vaativat aluksi opettelua, mutta ovat Lean (Six Sigma) -projekteissa kannattava aikainvestointi.

Muralin ja Miron väliset erot ovat lähinnä makukysymys. Suurimmat erot ovat lähinnä hinnoittelussa ja integraatiomahdollisuuksissa muihin systeemeihin. Miro on ehkä hieman helpompi oppia käyttämään.

3. Valkotaulut osana yhteistyöalustakokonaisuutta

Microsoft Whiteboard Teamsissä ja Zoom Whiteboard Zoomissa ovat valkotaulu-sovelluksia, jotka toimivat vain osana yhteistyöalustakokonaisuuttaan. Ne sopivat hyvin organisaation sisäisen työskentelyyn, mutta eivät mahdollista yhtä laajoja fasilitointimahdollisuuksia kuin Mural ja Miro.

Google ja Microsoft 365 -työkaluja yhteiskäyttöön

Google tarjoaa organisaatioille, joilla on Google Workspace, työkaluja erilasiten dokumenttien yhteistyöstämiseen:

• Google Jamboard verkkosovellus yhteispiirtelyyn ja tarralappujen kirjoittamiseen.
• Google Slides yhdessä muokattaville dioille
• Google Docs yhdessä muokattaville dokumenteille
• Google Sheets yhdessä muokattaville taulukoille

Vastaavasti voit työstää yhteisiä dokumentteja Microsoft 365:n tuotteilla. Jos käytät Microsoft 365 Businessia, voit kirjautua, tallentaa ja jakaa Word / PPT / Excel / OneNote -tiedoston Microsoft 365 -palvelun kautta (jos organisaatiosi sallii jakamisen).

Korttipohjaiset verkkosovellukset

Trello on korttityylinen helppokäyttöinen, etenkin työnhallintaan sopiva työkalu. Kortteja voi lisätä, työstää (tekstiä, kuvia, linkkejä, liitteitä), järjestää ja raahata eri listoille.

Padlet on Trellon tyyppinen, ilmainen, selainpohjainen virtuaalinen seinä, johon osallistujat voivat lisätä muistilappuina kuvia, videoita ja tekstejä. Padletissä on useampia pohjia, esim. Canvas sekä Map.

Erityissovellukset

Lopuksi vielä muutama työkalu osallistamiseen ja vuorovaikutukseen kyselyillä, tietokilpailuilla ja sanapilvillä: Mentimeter, Slido ja Prezi.

Toivottavasti tämä yhteenveto auttaa hahmottamaan eri mahdollisuuksia.

Työkalujen valinnassa suosittelen keskittymään muutamaan hyväksi kokemaasi työvälineeseen ja keskittyä niihin, ettei etätyöskentely painotu liikaa tekniikkaan sisällön kustannuksella.

Ota yhteyttä, jos sinulla on kysyttävää tai muita ajatuksia ja kokemuksia etätyöskentelystä.

Jos olet kiinnostunut Lean-koulutuksista, jossa opit työkalujen hyödyntämistä laajemmin, voit tutustua koulutustarjontaan linkissä: Lean-koulutukset

Lean Six Sigman merkeissä,

Marja Jaatinen

Sertifioitu Lean Six Sigma Master Black Belt

‍