Leanin jalkauttaminen: Ideoita, jos edistys rupeaa takkuilemaan

Leanin ja Six Sigman käyttöönotto voi olla monelle yritykselle haastavaa. Usein ensimmäiset prosessiparannukset sujuvat suhteellisen helposti, ja tämä voi luoda kuvan, että Leanin ja Six Sigman jalkauttaminen on vaivatonta. Täyden potentiaalin saavuttamiseksi vaaditaan kuitenkin pitkäjänteistä sitoutumista ja jatkuvaa kehitystä.

Tässä muutama idea, jos edistys rupeaa takkuilemaan:

1. Vastarinta

Henkilöstö voi olla epäröivä muutosten suhteen, vanhat toimintatavat voivat olla syvälle juurtuneita ja muutosta pelätään.

Ratkaisuideoita:

• Vastarinnan takana on yleensä pelko jostakin, esim. pelko osaamattomuudesta, työpaikan menetyksestä, jaksamisesta tai aseman menettämisestä. Selvitä, mitä pelkoja vastarinnan syinä on. Kun pelon syy selviää, on helpompi miettiä ratkaisuja esim. koulutus auttaa pelkoon osaamattomuudesta ja osallistaminen pelkoon aseman menettämisestä.
• Tee pieniä, nopeita projekteja, joihin valitset innokkaimmat työntekijät, jotta saat nopeasti hyviä esimerkkejä tuloksista ja imua uusien projektien aloittamiseen.

2. Tavoitteet, mittaus ja seuranta

Tavoitteiden asetus, mittaus ja seuranta kaikilla organisaatiotasoilla on tärkeää, jotta henkilöstöllä on ymmärrys siitä, miksi muutokset ovat tarpeen. Organisaatioilla saattaa olla puutteita tavoitteiden konkretiassa, mittausjärjestelmissä ja datan keräämisessä.
Ratkaisuideoita:

• Alkuun voi lähteä liikkeelle jopa vain yhdellä mittarilla ja päivittää mittareita kokemuksen karttuessa. Läpimenoaikojen lyhentäminen on usein hyvä mittari aloittaa. Yhdellä mittarilla saa parannettua montaa asiaa: Prosessi nopeutuu vähentämällä hukkaa (sähellystä), mikä puolestaan vaikuttaa myönteisesti asiakas- ja työtyytyväisyyteen sekä kustannuksiin.
• Jos mittaaminen organisaatiossasi on hankalaa, minimissä pystyt varmasti mittaamaan hukan määrää ja asettaa tavoitteeksi vaikka sen puolittamisen.
• Varmista johdon tuki tavoitteille ja asettakaa tavoitteet riittävän haasteellisiksi, jotta organisaatio saadaan liikkeelle. 50-90% parannustavoitteet ”pakottaa” miettimään hukan tehokasta eliminointia, kun taas 10 % paranukseen pääsee ”juoksemalla” prosessi läpi nopeammin, jolloin tilanne jopa pahenee.

3. Lean-koulutus

Organisaatioilla saattaa puuttua tarvittava osaaminen. Lean ja Six Sigma edellyttävät erityistä koulutusta.
Ratkaisuideoita:

• Valitse avainhenkilöt koulutukseen ja varmista, että heillä on riittävästi aikaa.
• Valitse koulutus, joka keskittyy olennaiseen eikä kuormita turhilla työkaluilla.
• Varmista, että kouluttaja pystyy mukauttamaan esimerkit ja harjoitukset organisaationne tarpeisiin.

4. Kommunikaatio

Puutteellinen kommunikaatio voi aiheuttaa haasteita Leanin ja Six Sigman käyttöönotossa. Henkilöstö tarvitsee selkeät ohjeet ja tietoa muutosten etenemisestä.
Ratkaisuideoita:

• Luo avoin ja säännöllinen viestintäkanava, jossa jaetaan tietoa ja selitetään muutosten etenemistä. Pidä aihe agendalla tärkeissä tapahtumissa.
• Järjestä työpajoja ja tarjoa kanavia, joissa työntekijät voivat ilmaista mielipiteensä ja huolensa.
• Huomioi myös keskeytyneet projektit kommunikaatiossa, nekin ovat tärkeitä.

5. Jatkuva sitoutuminen

Lean ja Six Sigma eivät ole yksittäisiä projekteja, vaan jatkuvaa parantamista. Haasteena on pitää organisaatio sitoutuneena prosessien jatkuvaan kehittämiseen.
Ratkaisuideoita:

• Järjestä säännöllisesti seurantaa ja arviointeja, jotta sitoutuminen säilyy. Mobilisoi johto mukaan tapahtumiin.
• Kannusta ja palkitse jatkuvasta parantamisesta. Jos sinun on hankala keksiä kannustimia, kysy työntekijöiltä, mikä heitä motivoi ja mikä ottaa päähän heidän työympäristössä.
• Koittakaa säännöllisin väliajoin puhaltaa uutta tuulta lähestymistapaan, jos rupeaa puuduttamaan.

6. Viimeinen vinkki, jos omat voimasi alkavat ehtyä

Jos vedät projekteja, työpajoja, koulutat jne., sinun pitäisi olla innostunut ja inspiroiva, jotta saat porukan mukaan. Aina innostus ei tule itsestään ja energiataso on alhaalla.
Ratkaisuideoita:

• Tämän vinkin sain aikanani omalta valmentajaltani, kun nuorena kouluttajana ihmettelin jo eläkettä lähestyvän kollegani loputonta innostusta: Yritä tehdä aina jotain uudella tavalla niin pysyt skarppina. Vaihda vaikka työpajan tutustumisharjoitusta tai tee aivoriihi toisella tekniikalla. Muutoksen ei tarvitse olla suurta, pienikin vaihtelu auttaa pysymään skarppina ja pitämään myös omaa innostusta ja energiatasoa korkealla.
• Muista hymyillä ja ainakin yrittää näyttää innostuneelta.

Toivottavasti sait näistä ideoita ja energiaa jatkaa Leanausta tuloksellisesti.

Voit lukea aiheesta lisää aikaisemmasta blogistani: Lean-johtaminen: 6 tekijää, miten saavuttaa enemmän tuloksia

Jos haluat saada lisäeväitä Lean-johtamiseen, kannattaa tutustua myös koulutukseen: Master Lean-johtaminen.

‍

Ota yhteyttä, jos sinulla on kysyttävää.

Lean Six Sigman merkeissä,

Marja Jaatinen

Sertifioitu Lean Six Sigma Master Black Belt

‍